Метод 8Д "8 шагов" / Global 8D

Любая организация в ходе осуществления своей деятельности сталкивается с необходимостью решать проблемы. В большинстве случаев процедура решения проблем сводится к устранению последствий проблемы, что сильно снижает эффективность проводимых мероприятий, поскольку причины возникновения проблемы не устраняются, и в схожих обстоятельствах проблема будет повторяться. Для повышения эффективности борьбы с проблемами необходима процедура, предусматривающая исследование причин возникновения проблем и разработку корректирующих действий, направленных на их устранение. Наиболее эффективным инструментом решения проблем и исключения причин их возникновения в мировой практике считается метод «8Д (8 шагов)».

В основу метода «8Д» положен алгоритм из 8 основных этапов. Каждый этап включает в себя набор действий с определенными критериями. Выполнение всех действий в конечном итоге должно приводить к устранению всех значимых причин, способных вызвать возникновение решаемой проблемы. Подготовительный этап (0 шаг). На данном этапе определяется целесообразность применения метода «8Д» для решения выявленной проблемы. В тех случаях, когда проблема мала, последствия её реализации не оказывают сколь значимого воздействия на результаты работы организации, а решение проблемы может быть осуществлено на уровне исполнителя (рабочий или специалист) - может быть принято решение об отсутствии необходимости в его использовании. Во всех остальных случаях применение метода «8 шагов» считается актуальным.

Первый шаг – Создать команду. Ответственный за реализацию «8Д» формирует команду, которая в дальнейшем будет на практике реализовывать все этапы цикла. Рекомендуемая численность команды 7 человек (плюс минус 2). В команду должны быть включены специалисты и руководители, связанные с проблемой, но обладающие знаниями из разных сфер, соприкасающихся с проблемной областью. Наиболее эффективной считается команда, соответствующая принципу 5М. Принцип «5М» является одним из элементов анализа и обычно используется при составлении диаграммы Исикавы. Каждая из 5ти «М» означает определенную группу факторов, оказывающих влияние на исследуемый признак качества или проблему: «Man» - персонал; «Machinery» - оборудование; «Material» - материалы, сырье; «Method» - технология; «Measurement» - измерение. В зависимости от области исследования допускается замена/добавление следующих сфер: «Milieu» – окружающая среда, «Management» - управление, «Money» - бюджет, финансирование. Это необходимо для обеспечения всестороннего исследования как самой проблемы, так и причин её возникновения. При этом рекомендуется собирать команду не по должностному принципу, а исходя из личных характеристик работников (предпочтение должно отдаваться людям с наибольшей компетентностью и активной жизненной позицией).

Второй шаг – Описать проблему. На данном этапе рабочая группа должна собрать максимальное количество информации по реализовавшейся проблеме:

1) Характер проблемы (в чем она проявляется) и место её возникновения (процесс, где возникла проблема, руководитель и участники процесса); 2) последствия от её реализации (в чем измеряются, на кого оказывает влияние, тяжесть последствий для процессов организации, наличие влияния на внешних потребителей); 3) события, инициировавшие запуск проблемы (время и место возникновения проблемы; факторы, создающие предпосылки к возникновению проблемы; триггер, запускающий механизм реализации проблемы). Желательно, чтобы информация максимально опиралась на факты (полученные из объективных источников). Важно помнить, что от качества выполнения данной работы будет зависеть результат всех остальных этапов цикла «8Д».

Третий шаг – Принять срочные меры. Данный шаг предусматривает разработку временных мероприятий, направленных на ликвидацию проблемы и предупреждению её повторного возникновения. Этот шаг единственный, который допускается пропускать. Это возможно в тех случаях, когда событие уже реализовалось, негативный эффект уже получен, ликвидация последствий физически невозможна и его повторения в ближайшее время не ожидается. Обычно временные срочные меры направлены только на обеспечение результата и неэффективны (требуют дополнительных ресурсов). Их задача – недопустить повторения реализации проблемы (негативного события) до момента введения мер, направленных на устранение причин возникновения проблемы.

Четвертый шаг – Установить потенциальные причины. Задача рабочей группы выявить и установить перечень потенциальных причин, приводящих к возникновению проблемы. В данной работе рекомендуется использовать различные инструменты менеджмента: статистические методы, логические диаграммы, описание процессов, картирование потока создания ценности, а также различные методы принятия решений ( мозговой штурм, метод Делфи, номинальные группы, карточки Кроуфорда, опрос экспертов). Выбор тех или иных инструментов и методов анализа должен в первую очередь основываться на целесообразности их использования для получения конечного результата. Результатом выполнения данного шага должен стать перечень основных причин, вызывающих появление данной проблемы, где будет выделена одна, наиболее вероятная причина возникновения конкретного исследуемого негативного события.

Пятый шаг – Разработать корректирующие действия. Для наиболее вероятной причины возникшей проблемы рабочая группа разрабатывает корректирующие действия. В состав корректирующих действий должны входить мероприятия, обеспечивающие полное исключение или уменьшение вероятности перехода причины в проблему. В случае невозможности устранения причины, должны быть разработаны меры контроля, позволяющие на ранней стадии прогнозировать потенциальную проблему и принимать все необходимые меры для обеспечения минимального воздействия проблемы на деятельность организации. По окончании данного этапа должен быть сформирован план работ, с указанием конкретных мероприятий, ответственных исполнителей и сроки их выполнения.

Шестой шаг – Выполнить корректирующие действия. Руководители и специалисты, указанные в качестве ответственных, организуют выполнение пунктов плана в соответствии с установленными сроками. Проведение промежуточного контроля рекомендовано в тех случаях, когда выполнение мероприятий занимает продолжительное время, либо мероприятия имеют иерархическую структуру или результаты одних мероприятий необходимы для выполнения других. Форма проведения контроля и периодичность устанавливается руководителем команды. По итогам выполнения ответственный за мероприятие представляет группе отчет о проделанной работе и достигнутых результатах. В тех случаях, когда запланированный результат получен не был, либо не оказал ожидаемого эффекта на причину/проблему, необходимо проводить корректировку существующих мероприятий или подготовку новых. Конечная цель этапа – сформировать новые условия (как технические, так и организационные) ведения деятельности, исключающие как проблему, так и причину её возникновения.

Седьмой шаг – Обеспечить отсутствие повторяющихся проблем (дефектов). По окончанию выполнения плана корректирующих действий рабочей группе необходимо удостовериться в том, что причина проблема была идентифицирована правильно, а выполненные мероприятия обеспечили отсутствие её повторения. Это может быть сделано как путем наблюдения за процессом, так и моделированием проблемной ситуации. Если в рамках контроля будет установлено, что проблема в её изначальном виде может реализоваться по той же причине – рабочей группе необходимо вернуться к четвертому шагу и провести всю работу заново, опираясь на информацию, полученную на седьмом шаге. Если возникновение причины по-прежнему возможно, но в силу других причин, проявившихся после устранения основной, то рабочая группа должна составить план предупреждающих действий, по аналогии с планом из пятого пункта. Основное отличие будет в том, что объектом реализации мероприятий будут причины, ещё не приведшие к возникновению проблем. Порядок реализации и контроля выполнения плана аналогичен плану корректирующих действий.

Восьмой шаг – Признать успех процесса. Переход к последнему этапу метода «8Д» возможен только после того, как все корректирующие и предупреждающие мероприятия будут выполнены, а их результативность будет подтверждена объективными свидетельствами. В рамках завершения цикла «8Д» должны быть подведены окончательные итоги работы, озвучены и зафиксированы конкретные результаты работы, а также поощрена рабочая группа (вид и форма поощрения определяются индивидуально по усмотрению руководителя рабочей группы). Обязательным условием является сохранение материалов по всем этапам цикла «8Д».